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A l’occasion des élections municipales de 2014, comme à chaque élection, un récolement des archives doit être effectué.

Le récolement consiste en l’inventaire de l’ensemble des documents présents en mairie ou dans l’Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI). Il s’agit d’une des obligations en matière d’archives faites aux maires et présidents d’EPCI. Cette procédure permet le transfert de responsabilité des archives entre le maire/président sortant et le maire/président élu.

Cet inventaire doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible. Par ailleurs, le récolement doit être accompagné d’un procès verbal de prise en charge des archives, afin de transférer la responsabilité entre le maire sortant et le maire entrant. Il est à noter enfin que le récolement est obligatoire à chaque élection, même si l’équipe exécutive ne change pas.

La Mission Archives du CDG 34 met à votre disposition la fiche réalisée par l’Association des Archivistes de France ainsi que le modèle de tableau de récolement.