Foire aux questions

Thèmes

Faut-il redélibérer pour la composition du Comité Technique (CT) local si rien ne change (même nombre de sièges de part et d’autre, même règle de vote pour le collège des représentants de la collectivité) ?

Une nouvelle délibération est en principe systématiquement nécessaire.

L’article 1-II du décret n° 85-565 du 30 mai 1985 indique qu’au moins 6 mois avant la date du scrutin (soit avant le 6 juin 2018) l’organe délibérant détermine le nombre de représentants du personnel, après consultation des organisations syndicales représentées au Comité technique, ou, à défaut, des syndicats ou sections syndicales dûment identifiées (cf. article 1^er du décret 85-397 du 3 avril 1985 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique territoriale).

Par ailleurs, l’article 32 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 précise qu’une délibération doit indiquer si le CT recueille l’avis du collège des représentants de l’administration.

Aucun texte à ce jour ne précise la nécessité d’une nouvelle délibération, si les règles pour la composition du comité technique précédent resteront valables pour le futur Comité Technique.

Cependant, d’un point de vue stratégique, il est préconisé de délibérer à nouveau, et de réunir préalablement les organisations syndicales.

En effet, dans ce processus très formel des élections professionnelles, il est opportun d’échanger avec les organisations syndicales le plus en amont possible, et tout au long du scrutin, dans l’objectif de la réussite du processus électoral et éviter tout risque contentieux.

En outre, les interlocuteurs de 2018 ne sont pas forcément ceux de 2014 (syndicats différents et/ou représentants du personnel différents), et dans tous les cas leur avis peut être différent d’il y a 4 ans. Même si c’est un avis simple, celui-ci est requis.

Enfin, délibérer tous les 4 ans est à la fois conforme à l’esprit du texte (voire du juge en cas de contentieux) et peut avoir une vertu pédagogique auprès de l’assemblée délibérante.

Concours

Il n'y a pas d’accusé de réception dans le dossier d’inscription concours que je viens de télécharger, est-ce normal ?

Oui car l’accusé de réception vous sera envoyé par le service concours dès réception de votre dossier d’inscription et fera mention du numéro de dossier qui vous servira de référence pour la suite du déroulement du concours.

Comment savoir si un autre Centre de gestion organise un concours qui m’intéresse et qui n'est pas organisé par le CDG 34 ?

Il est possible de consulter le site de la Fédération Nationale des Centres de Gestion (FNCDG) qui recense les calendriers de tous les Centres de gestion.

Qui peut s'inscrire à un concours de troisième voie ?

Peuvent s'inscrire à un concours de troisième voie les candidats ne possédant ni la qualité d'agent public ni les titres ou diplômes requis pour l'accès aux concours externes mais qui justifient d'au moins quatre ans d'expérience professionnelle en qualité de salarié auprès d'une entreprise publique ou privée, indépendant ou Emploi Jeune, Contrat Emploi Solidarité ou Contrat Emploi Consolidé. peuvent également concourir les responsables d'association ou élus locaux.

Les activités professionnelles prises en compte doivent correspondre aux missions du cadre d'emplois.

Peut-on passer des concours ou entrer dans la Fonction Publique Territoriale sans diplôme ?

L'accès aux concours de la fonction publique territoriale qui nécessitent la possession de certains diplômes nationaux est possible pour des candidats ne détenant pas ces diplômes, mais justifiant de qualifications au moins équivalentes.

Comment s'inscrire aux concours sans le diplôme requis ? (les mesures dérogatoires)

CDG 34

Plusieurs documents sont au format PowerPoint (PPT) : qu'est-ce que c'est ?

Le format PowerPoint (PPT) permet de consulter des documents de présentation. ?

On peut consulter ces documents avec le logiciel PowerPoint contenu dans la suite bureautique Microsoft office (payant) ou en utilisant le graticiel (logiciel gratuit) Visionneuse PowerPoint 2003. De plus ces documents pourront être imprimés sur la plupart des imprimantes.??

Visionneuse Powerpoint 2003 en Français

Je ne vois pas les comptes-rendus de réunions ni les Procès Verbaux !

Pour cela vous devez vous identifier pour accéder aux informations en accès réservé.

Beaucoup de documents sont au format PDF : qu'est-ce que c'est ?

Le format PDF (Portable Document Format) permet à n'importe qui de pouvoir consulter des documents moyennant un petit graticiel (logiciel gratuit), Acrobat Reader, et ce, quel que soit le type d'ordinateur et de système d'exploitation utilisé.

De plus ces documents pourront être imprimés sur n'importe quelle imprimante avec un rendu identique, à l'exception des couleurs si vous ne possédez qu'une imprimante monochrome.

A télécharger sur le site www.adobe.com

Mission Archives CDG 34

Combien de temps doit-on garder les candidatures et offres non retenues des marchés publics ?

Les plis non retenus des marchés publics doivent être conservés 5 ans.

Comment trier les archives ?

Les outils de référence réglementaire sont :

Instruction DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009. Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
Instruction DPACI/RES/2004/001 du 5 janvier 2004. Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945.
Circulaire AD 93-1 du 11 août 1993. Instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes.

A télécharger dans la rubrique "Documentation" thème : "Règlementation".

Au bout de combien de temps peut-on communiquer un document d’archives ?

Les archives des collectivités territoriales sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elles sont, sous réserve des dispositions de l’article L. 213-2 du Code du Patrimoine, communicables de plein droit, c’est-à-dire immédiatement. Il en va ainsi de la correspondance administrative ordinaire et d’un grand nombre de documents administratifs : délibérations, budgets, listes électorales, permis de construire, etc.

L’article L. 213-2 du Code du Patrimoine fixe des délais de communicabilité en considération des intérêts qu’il entend protéger, comme par exemple :

25 ans pour les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière commerciale et industrielle ;
50 ans pour les documents contenant des informations sur la vie privée : registre des concessions du cimetière, dossier d’aide sociale, registre de main-courante des agents de police municipale, rapports d’infraction, dossiers de personnel ;
75 ans pour les registres de naissance et de mariage de l’état civil, les listes de recensement de la population (un arrêté du 4 décembre 2009 porte dérogation générale pour la consultation des listes nominatives du recensement général de la population : les listes antérieures à 1975 sont désormais librement communicables) ;
120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans à compter de la date du décès des personnes pour les documents contenant des informations individuelles à caractère médical.

Seule l’administration des Archives est habilitée à autoriser la consultation de documents d’archives publiques avant l’expiration de ces délais. Dans ce cas, une demande de dérogation doit être faite auprès de Mme le Directeur des Archives départementales.

Enfin, tout détenteur d’archives publiques est tenu de motiver un éventuel refus de communication.

Les registres d’état-civil sont-ils communicables ?

Seuls les actes de décès sont librement consultables.

Les actes de naissance et de mariage ne peuvent être communiqués qu’au-delà d’un délai de 75 ans. En effet, les mentions qui peuvent figurer en marge de chaque acte et qui ont souvent un rapport avec la filiation ne doivent pas même être communiquées à l’intéressé. Les communes doivent donc fournir des extraits d’actes.

Peut-on photocopier les registres d’état civil ?

Non. La copie intégrale des actes d’état civil ne doit être pratiquée qu’à la demande des instances judiciaires ou policières. En effet, les mentions qui peuvent figurer en marge de chaque acte et qui ont souvent un rapport avec la filiation ne doivent pas même être communiquées à l’intéressé. Les communes doivent donc fournir des extraits d’actes.

Par ailleurs, la photocopie des registres quels qu’ils soient est également interdite pour des raisons de conservation de ces documents souvent uniques. Pour éviter l’écrasement de la reliure et l’agression du flash, on préfèrera la photographie numérique ou numérisation.

Peut-on emprunter les documents d’archives ?

Non. Les archives publiques doivent être conservées dans un bâtiment public et communiquées sous la surveillance d’un agent.

Peut-on jeter des archives ?

Non. Les documents d’archives publiques ayant perdu tout intérêt doivent faire l’objet d’un visa d’élimination cosigné par le maire ou le président et par le directeur des Archives départementales, avant d’être détruits.

Visa d’élimination d’archives publiques - mise à jour 05/2013

Quand peut-on éliminer les factures ?

Depuis 2009, les factures de fonctionnement comme d’investissement doivent être conservées 10 ans avant d’être soumises à l’élimination.

Concours

Résultats et listes d'aptitude

Comment puis-je connaître les résultats d'un concours (admissibilité, admission, liste d'aptitude) ?

Les résultats des concours organisés par le CDG 34 sont consultables sur ce site. Pour les concours organisés par d’autres centres de gestion, ils sont consultables sur le site de la fédération Nationale des Centres de Gestion (FNCDG) .

Comment puis-je obtenir un relevé de notes relatif à un concours que j'ai passé auprès du CDG 34 ?

Un candidat à un concours ou à un examen professionnel reçoit son relevé de note automatiquement par courrier postal, qu'il échoue ou qu'il soit admis à ce concours ou à cet examen.

Comment procéder à mon renouvellement d'inscription sur liste d'aptitude ?

L’inscription sur la liste d’aptitude est valable deux ans. La validité de celle-ci peut être prolongée de deux années supplémentaires, sous réserve d’une demande expresse de réinscription de l’intéressé (par écrit) au terme des deux premières années et au terme de la troisième année.

Le décompte de cette période de quatre ans est suspendu pendant la durée du congé parental, de maternité, d'adoption, de présence parentale et d'accompagnement d'une personne en fin de vie, ainsi que du congé de longue durée et de celle de l'accomplissement des obligations du service national.

Il est également suspendu pour les élus locaux jusqu'au terme de leur mandat et il est également suspendu lorsqu'un agent contractuel est recruté pour pourvoir un emploi permanent sur le fondement de l'article 3-1 de la présente loi alors qu'il est inscrit sur une liste d'aptitude d'accès à un cadre d'emplois dont les missions correspondent à l'emploi qu'il occupe.

Le décompte de cette période de quatre ans est également suspendu pour la personne qui a conclu un engagement de service civique prévu à l'article L. 120-1 du code du service national, à la demande de cette personne, jusqu'à la fin de cet engagement

(article 44 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale).

Préparations aux épreuves

Est-il possible d'obtenir des annales des concours et examens professionnels organisés ?

Vous pouvez télécharger les annales des sujets des sessions précédentes des concours et examens professionnels organisés par les Centres de Gestion du Languedoc Roussillon sur ce site, rubrique « PREPARATION AUX EPREUVES » ou bien sur le site des Centres de gestion de la région Languedoc-Roussillon.

Il est également possible de contacter la délégation régionale du Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT) de laquelle vous relevez afin d'obtenir des documents préparatoires aux concours et examens.

Est-il possible d'obtenir le détail des conditions d'inscription et des épreuves pour un concours ?

Les brochures détaillées des concours sont consultables sur ce site et téléchargeables.

Emploi

Emploi territorial

Quelles sont les conditions à remplir pour bénéficier d'une mutation ?

Une demande de mutation peut être effectuée par tout agent titulaire dans la fonction publique territoriale.

Comment puis-je consulter les offres d'emploi sur le département de l'Hérault ?

Les offres d'emploi sont consultables sur le site :

www.emploi-territorial.fr

et sur :

www.fncdg.com

Pour quelle durée l'inscription en qualité de demandeur à la Bourse de l'Emploi est-elle valable ?

L'inscription en qualité de demandeur sur Emploi-territorial.fr est valable deux mois et renouvelable sans limite.

Dans quels délais faut-il transmettre les déclarations de création ou vacance d'emploi et les bordereaux de nomination correspondants ?

La déclaration de vacance ou de création d'emploi doit être transmise dès la création du poste au tableau des effectifs.

La déclaration de nomination doit se faire au plus tôt huit jours après réception du numéro de vacance, soit référencé par le CDG 34 soit pas le CNFPT pour les cadres d'emplois relevant de sa compétence.

Existe-t-il une réglementation spécifique en matière d’organisation de concours et de recrutement pour les personnes reconnues handicapées ?

Les personnes reconnues handicapées par la Commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées (C.A.D.PO.H) peuvent bénéficier d’adaptation des épreuves des concours et examens en fonction de leur handicap et sur délivrance d’un certificat médical délivré par un médecin agréé.

Ces personnes en situation de handicap peuvent également, en application de l’article 38 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale, « être recrutées en qualité d’agent contractuel dans les emplois de catégorie A, B et C pendant une période d’un an renouvelable une fois. A l’issue de cette période, les intéressés sont titularisés sous réserve qu’ils remplissent les conditions d’aptitude pour l’exercice de la fonction. »

Il est à préciser que ces personnes doivent être titulaires des titres ou diplômes nécessaires pour se présenter au concours externe pour le grade concerné ou des titres ou diplômes nécessaires à l’exercice de certaines fonctions (ex : Diplôme d’État d’infirmier, etc.).

Où puis-je obtenir des renseignements pour le recrutement d’un fonctionnaire de La Poste ?

Vous pouvez, pour plus de renseignements, prendre contact avec :

Délégation Régionale Languedoc Roussillon – La Poste

17, Rue Rondelet

BP 50192

34004 MONTPELLIER cedex 1

Tél. : 04.67.85.60.83

anne-valerie.crespo@laposte.net

Le CDG 34 assure l'interface entre La Poste et les collectivités territoriales ou établissements publics.

Service Emploi

Tél. : 04.67.04.38.82 - Fax : 04.67.52.43.82

emploi@cdg34.fr

Quels sont les avantages pour une collectivité territoriale ou un établissement public à recruter un agent de La Poste ?

La collectivité ou l’établissement d'accueil bénéficie d’une mise à disposition gratuite pour une période de 4 mois,

suivie d’une période de 8 mois de détachement,

si à l’issue de ces 12 mois la collectivité d’accueil procède à l’intégration de l’agent, La Poste reverse à la collectivité 4 mois de salaire.

Il existe également une préparation conjointe La Poste/CNFPT pour aider les agents à intégrer rapidement les services en leur donnant accès à des formations adaptées.

Vous pouvez télécharger la plaquette d'information de La Poste sur ce sujet en vous rendant dans l'espace téléchargement du service Emploi ou en cliquant ici

Comment fonctionne le service remplacement du CDG 34 ?

Le CDG 34 transmet aux collectivités territoriales qui en font la demande les curriculum vitae correspondant aux profils de postes souhaités.

Je suis à la recherche d'un emploi (lauréat d'un concours de la FPT, mutation, détachement, demandeur d'emploi), quelles sont les conditions d'inscription à la Bourse de l’Emploi ?

Depuis janvier 2013, le CDG 34 adhère au portail internet Emploi-territorial.fr

Pour s'inscrire à la Bourse de l'emploi, le CDG 34 vous invite ainsi à créer votre compte sur ce site : www.emploi-territorial.fr

Quelles sont les conditions à remplir pour bénéficier d'un détachement ?

Peut bénéficier d'un détachement tout agent public d'une fonction publique vers une autre (Etat - Hospitalière - Territoriale), et vers un grade équivalent, sauf certains cas particuliers des fonctionnaires de l'armée

Remplacement

Qui peut s'inscrire à la mission remplacement ?

Les agents des collectivités locales n'ayant pas de poste (en disponibilité), les lauréats de concours n'ayant pas encore été nommés stagiaires, et les personnes ayant une expérience professionnelle en collectivité (saisonniers, remplacements antérieurs...).

Carrière / RH

Ressources Humaines

Pour les emplois saisonniers à durée déterminée, une indemnité de précarité de 6% est-elle due par les collectivités territoriales ?

Non, l'indemnité de précarité ne peut être versée aux agents de droit public.

L'autorité territoriale peut-elle interrompre un congé annuel ?

Le congé annuel est accordé par l'autorité territoriale et il constitue un droit pour l'agent. Cependant, en cas de nécessité de service, l'autorité territoriale peut être amenée à interrompre un congé annuel.

Si un agent ne prend pas ses congés annuels, peuvent-ils êtres payés ?

Pour les agents titulaires ou stagiaires, un congé annuel non pris ne peut faire l'objet d'une indemnité compensatrice. En revanche, pour les agents non titulaires, si le congé annuel non pris est du fait de l'employeur, ils ont droit à une indemnité compensant les jours de congés dus non pris.

Quel est la durée annuelle du temps de travail effectif pour tenir compte de la journée de solidarité en faveur des personnes âgées et personnes handicapées ?

La durée annuelle du temps de travail effectif passe de 1600 heures à 1607 heures pour tenir compte de la journée de solidarité en faveur des personnes âgées et personnes handicapées.

Décret n°2004-1307 du 26 novembre 2004 modifiant le décret n° 2000-815 du 25 août 2000 relatif à l'aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l'État.

Je suis agent territorial, je souhaite obtenir des informations sur mon statut, mes droits et obligations. A qui puis-je m'adresser ?

Vous pouvez obtenir ces informations auprès de votre employeur (service ressources humaines) ou auprès des représentants du personnel.??

Ces derniers peuvent être joints à :

MAISON DES SYNDICATS
474 allée Henri II de Montmorency
34000 MONTPELLIER?
Téléphone : 09 64 44 30 00

La composition des instances paritaires est consultable dans la rubrique "Documentation", thème "Instances paritaires".

Est-il possible de prendre en compte les services accomplis en qualité de salarié d'une association comme des services publics ?

Le Conseil d'État, dans un arrêt rendu le 14 octobre 2009, précise qu'un agent non titulaire, en l’espèce un animateur territorial, intégré dans la fonction publique territoriale, a droit à la prise en compte de la période de travail réalisée auprès d'une association transparente ou para municipale, c'est-à-dire créée à l'initiative de la personne publique qui en contrôle l'organisation et le fonctionnement et qui lui procure l'essentiel de ses ressources.

Ainsi, l'agent contractuel rémunéré par une association transparente peut être regardé comme ayant été affecté depuis son recrutement d'une manière exclusive et permanente dans un service de la collectivité. Par conséquent, les services accomplis doivent être regardés comme des services publics effectifs à prendre en compte pour le classement de l'agent non titulaire.

Instances représentatives du personnel

Faut-il revoir la désignation des élus représentants de l’administration ?

Non si le nombre de représentants reste inchangé par rapport aux élections de 2014.

La loi du n° 2012-347 du 12 mars 2012 est venue préciser dans son article 52 :

« La proportion de personnalités qualifiées de chaque sexe nommées en raison de leurs compétences, expériences ou connaissances administrateurs dans les conseils d'administration, les conseils de surveillance ou les organes équivalents des établissements publics non mentionnés à l'article 1er de la loi n° 83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public ne peut être inférieure à 40 %. Cette proportion doit être atteinte à compter du deuxième renouvellement du conseil d'administration, du conseil de surveillance ou de l'organe équivalent intervenant à partir de la promulgation de la présente loi. Lorsque le conseil d'administration, le conseil de surveillance ou l'organe équivalent est composé au plus de huit membres, l'écart entre le nombre des administrateurs de chaque sexe ne peut être supérieur à deux. »

Le premier renouvellement d’un conseil d’administration ou d’un organe équivalent étant intervenu en 2014, le second renouvellement concernera les élections de 2020, à l’issu desquelles, cette proportion devra être respectée.

Quelles sont les conditions à remplir pour la photographie de mes effectifs des Commissions Consultatives Paritaires (CCP) au 01/01/2018 ?

L’article 9 du décret n° 2016-1858 du 23 décembre 2016 relatif aux commissions consultatives paritaires et aux conseils de discipline de recours des agents contractuels de la fonction publique territoriale prévoit les dispositions suivantes :

Sont électeurs à la commission consultative paritaire, les agents contractuels mentionnés à l'article 1^er dont l'emploi est rattaché à l'une des catégories A, B et C représentée par cette commission.

Ces agents doivent en outre remplir les conditions suivantes :

1° Bénéficier d'un contrat à durée indéterminée ou d'un contrat d'une durée minimale de six mois ou d'un contrat reconduit sans interruption depuis au moins six mois ;
2° Exercer leurs fonctions ou être en congé rémunéré ou en congé parental.Les agents mis à disposition des organisations syndicales sont électeurs dans leur collectivité ou établissement d'origine.

EXEMPLES DE SITUATIONS À PRENDRE EN COMPTE

POUR LA PHOTOGRAPHIE DES EFFECTIFS AU 01/01/2018

EXEMPLES DE SITUATIONS À NE PAS PRENDRE EN COMPTE

POUR LA PHOTOGRAPHIE DES EFFECTIFS AU 01/01/2018

Net RH

Est-il possible de modifier les données des agents ?

Il ne sera pas possible aux utilisateurs de modifier les données de la carrière d’un agent car, actuellement Net RH ne permet pas d’effectuer une modération des modifications. Concernant l’état civil d’un agent, les modifications seront envisageables.

Attention, la modification de l’état civil peut influencer certaines données de la carrière d’un agent, notamment la date de naissance ou le numéro de sécurité sociale.

Qu'est-ce que Net RH ?

Net RH a pour objectif de faciliter le suivi quotidien des situations administratives des agents et les dispositions légales à mettre en œuvre.

Au travers de votre accès à Net RH, vous pourrez suivre le déroulement de carrière de vos agents dans votre collectivité. Cette application va vous permettre de consulter avec une vision globale et détaillée, les dossiers carrières des agents de votre collectivité tels que les voient nos services au CDG 34. Cet outil est le reflet des arrêtés papier que vous nous transmettez.

Que veut dire "Date de référence" ou "Date d'observation" ?

L’intitulé "Date de référence" ou "Date d'observation" permet d’évaluer une situation a une date X. C’est la date du jour qui est affichée par défaut.

Lorsque vous modifiez cette date de référence ou d’observation, vérifiez que la date affichée est celles que vous avez choisies. On utilise la date de référence ou d’observation pour les rubriques "l’effectif des fonctionnaires", "des filières aux grades" ou encore pour le calcul des traitements indiciaires.

Comment se connecter à Net RH ?

Net RH est accessible uniquement par Internet avec une connexion bas débit ou haut débit. Pour vous connecter, vous devez utiliser l’adresse Internet sécurisée ci-dessous et saisir vos identifiants de connexion. Ces identifiants de connexion sont ceux que vous utilisez pour vous connecter à l’Extranet du site du CDG 34.

Guide d'utilisation de Net RH - mis à jour le 25 mars 2008 à télécharger dans la rubrique "Documentaire" thème "Ressources humaines"

Site Internet de Net RH

Une carrière dans deux collectivités distinctes : nomination inter collectivité ?

Il est possible de trouver dans les effectifs un agent qui a deux affectations dans deux collectivités différentes. Dans ce cas les deux affectations apparaissent pour chacune des deux collectivités et sont notées TNC (temps non complet).

Exemple : un secrétaire de mairie qui travaille pour deux collectivités différentes apparaît dans les effectifs des deux collectivités.

Est-il possible de changer le mot de passe qui permet d’accéder à Net RH ?

Non, pour des raisons de sécurité d'accès aux informations, le CDG 34 est seul habilité à vous fournir et à gérer le mot de passe qui vous ouvre la connexion à Net RH.

Certaines rubriques d’aide ne sont pas actives ?

En effet, elles doivent être prochainement complétées par l’éditeur de Net RH.

Néanmoins, si vous avez des questions vous pouvez nous les faire parvenir à l’adresse courriel : carrieres @cdg34.fr

Guide d'utilisation de Net RH - mis à jour le 25 mars 2008 à télécharger dans la rubrique "Documentaire" thème "Net RH".

Est-il possible d'effectuer des exportations et/ou des importations de données avec Net RH (vers des applications bureautiques ou des logiciels métiers) ?

Non, ce n’est pas une fonctionnalité prévue par l’éditeur.

Le nom de jeune fille (patronyme) d’un agent n’apparaît pas sur Net RH ?

Actuellement, nous utilisons uniquement le nom usuel (marital) pour identifier les agents dans Net RH. Lorsque vous effectuez une recherche, il vous faut utiliser le nom marital pour les femmes mariées (usuel) pour accéder à la fiche agent.

A quoi correspond l’onglet « horaires » dans la fiche collectivité ?

Afin de noter les horaires pendant lesquels le service de gestion du personnel de la collectivité est joignable, et ainsi faciliter les relations avec le CDG34.

Il apparaît que dans le tableau : "l'effectif des fonctionnaires" certains agents peuvent être comptabilisés deux fois notamment pour des agents occupant un emploi fonctionnel ?

Dans cette rubrique, Net RH comptabilise le nombre de carrières des agents de la collectivité puis le fait correspondre avec le nom des agents.

Exemple : un agent sur le grade d’Attaché Territorial peut être nommé Directeur Général des Services dans la même collectivité. Dans ce cas, l’agent a une double carrière.

Il peut exister d’autres cas de détachement dans une même collectivité.

Que dois-je faire pour le jour férié du 1er mai ?

Le 1er mai est un jour férié obligatoirement chômé.

Ce jour férié bénéficie d'un régime particulier instauré par la loi du 30 avril 1947 modifiée.

Pour connaître les principes et les exceptions de ce régime particulier, vous pouvez télécharger la circulaire relative au jour férié du 1er mai.

Retrouvez la circulaire 2005-08 sur le jour férié du 1er mai dans la rubrique "Documentaire" thème "Ressources humaines"

Traitements indiciaires et simulation de paie : Selon certains cadres d’emploi, peut on calculer les "primes ou indemnités" en pourcentage et non pas en montant ?

Il existe des " primes de fonctions " ou de " dimanche " pour des cadres d’emploi comme par exemple la police municipale ou les agents exerçant dans le médico-social. Ces "primes ou indemnités" sont calculées en pourcentage et non pas en montant.

Les outils de simulation de Net RH sont une aide pour effectuer des évaluations. Ils ne remplacent en aucun cas une application métiers qui concerne la paie.

Est-il possible de personnaliser les arrêtés avant leur édition ?

A ce jour, il n’est pas possible de personnaliser les arrêtés directement en ligne sur Net RH. Néanmoins, vous pouvez toujours les enregistrer sur votre poste de travail, puisqu'ils sont au format RTF et les personnaliser (logo, papier à entête).

Est-il possible de saisir les notes des agents de la collectivité en ligne sur Net RH ?

Il n’est pas prévu une dématérialisation complète pour l’instant. Mais elle reste pleinement envisageable.

Est-il possible de modifier les informations concernant la situation familiale d’un agent, ses enfants ou son numéro de sécurité sociale ?

Les informations contenues dans Net RH sont extraites de notre application de gestion des carrières et concernent uniquement la carrière des agents : Nom, prénom, date de naissance, grade ….

Les autres informations qui concernent l’état civil de l’agent ou son adresse seront à compléter par la collectivité, si elle le désire.

Protection sociale complémentaire

Dois-je obligatoirement envoyer la délibération et la fiche informations en même temps ?

Chaque collectivité territoriale ou établissement public ayant opté pour une collaboration à une mise en concurrence pour la conclusion d’une convention de participation opérée par leur centre de gestion, doit mandater ce dernier de façon expresse.

La décision de l’octroi du mandant à la suite de la délibération de l’assemblée délibérante ou du conseil d’administration, après avis du comité technique, doit être exécutoire et antérieure à la date de publication de l’avis d’appel public à la concurrence initiant la procédure.

La fiche d’informations rassemblant l’ensemble des éléments concernant le personnel, la participation peut être adressée au CDG après la délibération. Cependant, dans une logique d’efficience et de rapidité, il serait préférable que ces documents fassent l’objet d’un même envoi.

Il n’existe aucune obligation légale exigeant l’envoi simultané de la délibération et de la fiche d’informations.

Le taux d’un contrat labellisé à titre individuel peut-il faire l’objet de négociation avec l’opérateur ?

Dans le cadre de la labellisation, ce n’est pas l’opérateur mais un ou plusieurs de ses contrats qui sont labellisés.

Les contrats sont labellisés (tableau des garanties et tarifs) au niveau national et non modifiables. Un opérateur proposant le contraire (taux négocié, etc.) rend la participation illégale.

Le taux d’un contrat labellisé à titre individuel ne peut pas faire l’objet de négociation avec l’opérateur.

Notre participation peut-elle être modulable en fonction de la situation de l’agent ?

Le montant de la participation peut être modulé « dans un but d’intérêt social, en prenant en compte le revenu des agents et, le cas échéant, leur situation familiale » (article 23 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011).

Le « but d’intérêt social » peut être rapproché de la jurisprudence du Conseil d’État affirmant qu'il existait des considérations d'intérêt général en rapport avec l'objet d’un service public justifiant le fait que soient pratiqués des tarifs différenciés en fonction du niveau des ressources des usagers (Conseil d’État, 29 décembre 1997, n° 157425 et 20 janvier 1989, n°89691).

Donc une collectivité ou un établissement peut :

verser la même participation à tous ses agents ;
moduler la participation pour les agents dont les salaires sont les plus bas ;
moduler la participation destinée aux agents selon leur situation familiale.

Ils peuvent donc, soutenir les personnels aux revenus les moins élevés en prenant en compte, le cas échéant, la situation familiale, à l’instar de ce qui est prévu en matière d’action sociale par l’article 9 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983.

La collectivité territoriale ou l’établissement public peut moduler sa participation en fonction de la situation familiale de l’agent.

Si la collectivité signe la convention de participation, l'agent a-t-il l’obligation de signer le contrat ?

Chaque agent conserve le choix d’adhérer ou pas à la protection sociale complémentaire.

En revanche, la participation de l’employeur ne peut s’appliquer que si j’adhère à l’offre retenue par ma collectivité.

Si la collectivité signe la convention de participation, l'agent n'a pas l’obligation de signer le contrat.

Une collectivité peut-elle choisir des procédures différentes en fonction des risques couverts (santé et prévoyance) ?

L’article 4, du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 dispose :

que les collectivités peuvent accorder leur participation pour l’un ou l’autre des risques « santé » et « prévoyance » ou pour les deux ;
qu’elles peuvent choisir une procédure de sélection des contrats et règlements différente par risque. Elles peuvent choisir la labellisation pour un risque et la convention de participation pour l’autre.

En revanche, par risque, elles ne peuvent choisir qu’une procédure (au titre du risque santé, par exemple, il n’est pas possible d’aider à la fois dans le cadre d’une convention de participation et dans le cadre de contrats et règlements labellisés, il faut choisir l’une ou l’autre de ces procédures).

Ce choix est effectué par délibération, conformément au droit commun du code général des collectivités territoriales, après avis du comité technique. ⁽¹⁾

Une collectivité territoriale ou un établissement public peut choisir une procédure différente pour chaque risque ou la même procédure pour les deux risques.

⁽¹⁾ Pour la commune, article L 2121-29 du CGCT ; pour le département, article L 3211-1 ; pour la région, article L 4221-1, et L 4231-1, donnant compétence à l’assemblée délibérante pour régler les affaires de la collectivité (pour les départements et régions, dans les domaines de compétence que la loi leur attribue).

En cas de choix d'un contrat labellisé à titre individuel, le taux de cotisation peut-il augmenter d’une année sur l’autre ?

Dans le cadre de la labellisation, le taux de cotisation n’est pas garanti, contrairement à la convention de participation.

La convention de participation garantit un taux fixe sur 3 ans et un encadrement pour les 3 années suivantes.

Quels sont les agents concernés par l’éventuelle participation financière de l’employeur ?

Selon le préambule et l’article 1er du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 « la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics [...] bénéficie aux fonctionnaires et agents de droit public et de droit privé relevant des collectivités et établissements [...] qui adhèrent à des règlements ou souscrivent des contrats garantissant la mise en œuvre de dispositifs de solidarité entre les bénéficiaires, agents et retraités, dans les conditions prévues au présent décret ».

Les agents bénéficiaires sont donc des fonctionnaires et des agents non titulaires, de droit public comme de droit privé.

Les agents de la fonction publique territoriale des Offices Publics de l’Habitat sont concernés par la participation financière, car les OPH sont des établissements publics locaux.

En revanche, les agents de droit privé des OPH ne relèvent pas de cette participation, car ils sont régis par un accord collectif (articles 30 et 59 du décret n° 2011-636 du 8 juin 2011).

En ce qui concerne les fonctionnaires détachés, ils sont en principe régis par les règles de leur fonction de détachement (article 64 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984) ; un fonctionnaire détaché dans une collectivité territoriale ou un de ses établissements publics pourra donc bénéficier des aides de celle-ci.

S’agissant des agents mis à disposition, la convention prévue (article 61 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984, articles 5211-4-1 et 5211-4-2 du code général des collectivités territoriales dans le cadre des mises à disposition intercommunales…) peut régler la question. A défaut, les agents mis à disposition étant une situation où le fonctionnaire demeure dans son cadre d’emplois ou corps d’origine (article 61 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984), ils ont vocation à bénéficier des aides de leur collectivité d’origine.

Il conviendra toutefois d’éviter les cumuls possibles d’aide à la protection sociale complémentaire entre la collectivité d’origine et celle d’accueil, et pour les agents qui seraient détachés dans la fonction publique de l’État, de veiller à la cohérence avec les décisions prises par les différents ministères en la matière.

Les actifs, fonctionnaires et agents non titulaires de droit public et de droit privé sont concernés par la participation.

Le contrat actuel sur la garantie maintien de salaire peut-il faire l’objet d’une participation ?

Pour bénéficier d’une participation de l’employeur, les contrats antérieurs au décret doivent être résiliés avant le 31.10.12. Seuls la convention de participation (contrat collectif) et le contrat ou règlement labellisé (contrat individuel) peuvent donner lieu à la participation de l’employeur.

Et pour les vacataires ?

Le décret n° 88-145 du 15 février 1988 prévoit un ensemble de dispositions applicable aux agents non titulaires, en précisant dans son article 1er que ces dispositions ne s’appliquent pas « aux agents engagés pour un acte déterminé ».

Donc un type de recrutement est reconnu par les textes : celui d’agents engagés non pas pour pourvoir un emploi de la collectivité, mais pour exécuter un acte déterminé.

Aucune disposition législative ni réglementaire ne donne de définition plus précise de la qualité de vacataire.

Seule la jurisprudence apporte des précisions en (...) caractérisant [la qualité de vacataire] par trois conditions cumulatives (CE, 23 novembre 1988, Planchon, req. n° 59236 et n° 61442) :

spécificité dans l'exécution de l'acte (le vacataire est recruté pour exécuter un acte déterminé) ;
discontinuité dans le temps (l’emploi ne correspond pas à un besoin permanent) ;
rémunération liée à l'acte pour lequel l'agent a été recruté (non liée à l'indice).

Ainsi, les vacataires n’entrent pas dans le champ d’application du décret n° 88-145 du 15 février 1988 relatif aux agents non titulaires de la fonction publique territoriale. Ce décret a pour objet de régir les relations entre ces agents et leur employeur territorial, alors que les vacataires, recrutés pour exécuter un acte déterminé, n’entrent pas dans une relation de subordination vis-à-vis de l’autorité territoriale. L’exécution d’un acte déterminé s’apparente plus à une prestation de service qu’à un rapport employeur-employé. L’article 1er du décret n° 88-145 du 15 février 1988 tire donc la conséquence de ce postulat en écartant les vrais vacataires de son champ d’application.

En conséquence, les vacataires ne bénéficient d’aucun des droits prévus pour les agents non titulaires par ce décret. Ils sont également exclus du bénéfice de droits prévus par d’autres textes pour les agents non titulaires occupant un emploi permanent.

Les vacataires sont exclus du bénéfice des conventions de participation, sauf volonté contraire des collectivités et des établissements publics.

Pour une collectivité ayant adhéré à la convention de participation souscrite par le CDG 34 : quelle est la situation d’un agent adhérent au contrat s’il se trouve en arrêt de travail à la prise d’effet du contrat ?

Initialement, le contrat prévoyait que l’agent reprenne son activité durant 30 jours consécutifs avant de pouvoir renouveler sa demande d’adhésion, avec un questionnaire médical.

Toutefois, prenant en compte les demandes de certaines collectivités, la mutuelle SMACL Santé a assoupli les conditions de souscription, qui sont dorénavant les suivantes :

« Tout demande d’adhésion remplie par un agent en activité avant le 31/12/2012 prendra effet le 01/01/2013 que l’agent soit en activité ou en arrêt de travail à cette date ».

Qu’il soit en activité ou en arrêt maladie le 31/12/2012, l'agent pourra adhérer au contrat à condition qu'il ait été en activité à la date de souscription.

Cependant, si l'agent bénéficiait d'un contrat prévoyance, c'est son ancien assureur ou son ancienne mutuelle qui continuera à couvrir tout arrêt de travail ou rechute liés à une pathologie étant survenue au cours de ce précédent contrat.

Par conséquent, si l'agent est en arrêt de travail au 01/01/2013 et disposait d'un contrat auprès d'un autre assureur, il pourra adhérer au contrat collectif prévoyance mais son adhésion sera assujettie à un questionnaire médical. Cette condition vise à identifier la pathologie ayant entraîné l'arrêt de travail. Toute nouvelle pathologie sera couverte par SMACL Santé sans franchise, dès le 01/01/2013.

Une participation à 0 est-elle considérée comme une participation ?

Le montant de la participation doit être strictement supérieur à 0.

Une participation à 0 n'est donc pas considérée comme une participation.

Les retraités sont-ils concernés et doit-on les informer ?

Les agents bénéficiaires du dispositif sont les agents qu’emploient les collectivités et les établissements, donc des actifs, par opposition aux retraités, conformément à l’article 22 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 : « les personnes publiques […] peuvent contribuer au financement des garanties de protection sociale complémentaire auxquelles les agents qu’elles emploient souscrivent. La participation des personnes publiques est réservée aux contrats ou aux règlements garantissant la mise en œuvre de dispositifs de solidarité entre les bénéficiaires, actifs et retraités ».

Les retraités ne peuvent donc recevoir d’aide financière de leur ancienne collectivité employeur. Cependant, ils bénéficient indirectement du dispositif compte tenu de la solidarité imposée aux contrats et règlements éligibles aux aides. Ils peuvent bénéficier, s’ils y adhèrent, aux conditions favorables prévues par les contrats et règlements reconnus comme « solidaires » (par labellisation ou convention de participation).

Les retraités peuvent donc librement pour le risque Frais de Santé uniquement :

soit, s’ils sont déjà adhérents ou souscripteurs auprès d’un organisme assureur, y rester sans aucune démarche particulière à effectuer ; si ce contrat ou règlement vient à être « labellisé », ils bénéficieront des conditions favorables qui y figurent ;

soit adhérer à un contrat ou à un règlement « labellisé » ;
soit adhérer à une « convention de participation » conclue par leur dernière collectivité/établissement employeur (lorsqu’ils ont été admis à la retraite). Il leur appartient de se rapprocher de leur dernière collectivité employeur pour savoir si elle a conclu une convention de ce type.

Les retraités ne peuvent pas recevoir de participation financière de leur ancien employeur. Cependant, ils sont concernés par le dispositif mis en place et peuvent adhérer à une convention de participation conclue par leur dernier employeur ou adhérer à un contrat ou à un règlement labellisé et ceci uniquement pour le risque Santé.

Une collectivité peut-elle décider d’adhérer à la convention dans un an ? C’est-à-dire avec une date d’effet au 01/01/2014 ?

Le décret n°2011- 1474 du 08 novembre 2011 n’impose aucun délai d’adhésion de la collectivité ou l’établissement public à la convention de participation. Cependant, cette d’adhésion n’est pas sans effet sur le tarif opposable aux agents.

En effet, l’article 4, alinéa 2 de l’arrêté du 08 novembre 2011 relatif aux majorations dispose que tout agent en fonction le 8 novembre 2011 subit une majoration de 2 % sur leur cotisation par année sans couverture à compter du 31 août 2013.

Afin de pérenniser le régime il ne serait pas judicieux d’y adhérer après son entrée en vigueur.

La participation financière de l’employeur peut-elle être exprimée en pourcentage ?

Selon l’article 24 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 « la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics constitue une aide à la personne, sous forme d’un montant unitaire par agent, et vient en déduction de la cotisation ou de la prime due par les agents ».

Par conséquent, la participation de l’employeur ne peut pas être exprimée en pourcentage de la rémunération des agents.

La participation financière de l’employeur ne peut être exprimée en pourcentage du traitement de l’agent.

Une collectivité peut-elle décider d’adhérer à la convention dans un an ? C’est-à-dire avec une date d’effet au 01/01/2014 ?

Afin de pérenniser le régime il ne serait pas judicieux d’y adhérer après son entrée en vigueur.

Quelle est la durée d’adhésion au dispositif de labellisation ?

Chaque label est accordé à un contrat ou règlement garantissant la mise en œuvre de dispositifs de solidarité entre les bénéficiaires (agents et retraités) dans les conditions prévues au décret n° 2011-1474 pour une durée de 3 ans, renouvelable dans les mêmes conditions de délivrance par un prestataire habilité à délivrer les labels (article 13).

L’agent ayant souscrit un contrat ou adhéré à un règlement labellisé pourra rompre cette souscription ou cette adhésion à tout moment, dans le cadre des conditions de résiliation décrites dans lesdits contrats ou règlements. La demande de résiliation doit intervenir au plus tard 2 mois avant la date anniversaire du contrat ou règlement.

Ainsi, la durée d’adhésion au dispositif de labellisation, par l’agent, n’est pas fonction de la durée du label qui a été accordé.

Il n’y a pas de durée minimum ou maximum d’adhésion à un dispositif de labellisation. Tant que le contrat ou règlement reste labellisé, l’agent peut continuer à percevoir la participation financière de son employeur. L’agent pourra résilier annuellement son contrat ou règlement.

Qu'est-ce que le risque prévoyance ?

La dénomination de risque « prévoyance » désigne la prise en compte des risques :

d’Incapacité Temporaire de Travail, avec le versement de prestations en espèces dues en cas d’arrêt de travail pour congé maladie ordinaire (CMO), congé de longue maladie (CLM) ou congé de longue durée (CLD) suite à une maladie ou un accident non professionnel ;
d’invalidité, avec le versement d’une rente en cas d’invalidité ;
liés au décès, avec le versement d’un capital en cas de décès de l’agent ;
perte de retraite, avec le versement d’un complément de retraite engendré par une invalidité.

Est-il possible pour la collectivité de dénoncer la convention dès la 1ère année, pour ensuite éventuellement faire le choix de la labellisation ?

Conformément aux dispositions de l’article 25 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 (statut de la F.P.T.) modifié par la loi n° 2009-372 du 3 août 2009 : « Les collectivités et établissements publics peuvent adhérer [au contrat d’assurance] par délibération, après signature d’une convention avec le centre de gestion de leur ressort. »

Dès lors, la mise en place de la protection sociale complémentaire des agents nécessite plusieurs processus :

la mise en concurrence des organismes assureurs afin de choisir l’assureur, par le CDG qui a reçu mandat des collectivités et des établissements souhaitant participer au dispositif ;
la conclusion de la convention de participation entre le CDG et l’organisme assureur choisi ;
l’adhésion individuelle de chaque agent.

Selon l’article 21 du décret n°2011-1474 du 8 novembre 2011 la collectivité locale (en l’espèce le CDG) peut résilier la convention de participation avant l’expiration de la période de 6 ans qu’en cas de non-respect par l’assureur de ses obligations découlant dudit décret. En conséquence, hormis le cas prévu à l’article 21 la collectivité territoriale ne peut pas résilier la convention de participation au-delà de la durée légale.

En ce qui concerne la convention d’adhésion conclue entre l’assureur, le CDG et la collectivité afin que cette dernière adhère à la convention de participation après délibération, elle ne peut pas faire l’objet d’une résiliation car les modalités d’exécution de cette convention d’adhésion suivent celles de la convention de participation.

En effet, la convention d’adhésion est un avenant à la convention de participation. Elle permet la souscription de la collectivité au dispositif de protection sociale complémentaire mis en place par le CDG. Ainsi, la convention d’adhésion est un contrat accessoire suivant la même logique que le contrat support qu’est la convention de participation.

Toute adhésion d’une collectivité locale à la convention de participation est irréversible.

Quelle est la durée d’adhésion à la convention de participation ?

La convention de participation est conclue par la collectivité territoriale ou l’établissement public pour une durée de 6 ans avec une possibilité de prorogation d’une durée maximale d’1 an en cas de motifs d’intérêt général (article 19 du décret n° 2011-1474).

Les agents adhérant à l’offre d’un opérateur ayant conclu une telle convention de participation pourront la rompre avant l’échéance du terme de la convention (6 ans) dans les conditions de résiliation de ladite offre.

La réglementation applicable à la participation des employeurs publics au financement de la protection sociale de leurs agents, n’établit pas de durée d’adhésion pour les agents aux conventions de participation et contrat ou règlement au titre duquel elle a été conclue.

Une collectivité a signé une convention de participation pour le risque prévoyance, l’agent peut-il bénéficier de la participation financière de l’employeur s’il souscrit un contrat labellisé pour ce risque ?

L’article 4 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011, conformément à l’article 88-2 de la loi du 26 janvier 1984, dispose :

que les collectivités peuvent accorder leur participation pour l’un ou l’autre des risques « santé » ou « prévoyance » ou pour les deux ;
qu’elles peuvent choisir une procédure de sélection des contrats et règlements différente par risque. Elles peuvent choisir la labellisation pour un risque et la convention de participation pour l’autre.

En revanche, par risque, elles ne peuvent choisir qu’une procédure. Par conséquent, seuls les agents adhérant à la convention de participation Prévoyance signé par la collectivité pourront bénéficier de la participation financière.

Au titre du risque prévoyance, par exemple, il n’est pas possible d’aider à la fois dans le cadre d’une convention de participation et dans le cadre de contrats et règlements labellisés, l’agent ne peut recevoir de participation que pour le contrat ou le règlement institué selon la procédure choisie par l’employeur public.

Décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents.

Une collectivité a-t-elle l’obligation de participer à la protection sociale complémentaire de ses agents ?

Selon l’article 22 bis, I, de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 (L. n°2007-148 du 2 févr. 2007, art. 39) « les personnes publiques [les collectivités territoriales et leurs établissements publics] peuvent contribuer au financement des garanties de protection sociale complémentaire auxquelles les agents qu'elles emploient souscrivent ».

Ainsi, si la participation des employeurs territoriaux est encouragée par la loi, cette dernière ne l'a pas pour autant rendue obligatoire. Il appartient donc à l'assemblée délibérante ou au conseil d'administration de la personne publique, après avis du comité technique, de décider si une participation sera octroyée ou non aux agents.

Ce choix s’opère dans le cadre de leur politique de protection sociale.

Une collectivité territoriale n’a pas l’obligation de participer à la protection sociale complémentaire de ses agents.

La collectivité doit-elle participer financièrement pour qu’un agent puisse bénéficier d’un contrat labellisé ?

Selon l’article 22 bis, I, de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 (loi n° 2007-148 du 2 févr. 2007, art. 39) la participation des employeurs publics au financement de la protection sociale de leurs agents n’est pas obligatoire.

La collectivité territoriale et l'établissement public ne sont pas tenus de participer financièrement pour qu’un agent puisse bénéficier d’un contrat labellisé.

Un agent peut adhérer à un contrat ou règlement labellisé sans pour autant recevoir de sa collectivité une participation financière.

Où puis-je trouver la liste des contrats et règlements labellisés ?

La liste des contrats et règlements labellisés est disponible sur le site de la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL).

La liste publiée est mise à jour dès que de nouveaux contrats et règlements sont labellisés. N'hésitez donc à vous rendre régulièrement sur le site de la DGCL.

Retraites

Le départ anticipé du fonctionnaire parent de trois enfants est-il toujours possible en 2017 ?

Oui, même s’il est devenu rare, le départ du fonctionnaire parent de trois enfants est toujours possible en 2017 et ce, sans condition d’âge. Ce dispositif en voie d’extinction depuis le 1^er janvier 2012 (article 44 de la loi n°2010-1330 du 09/11/2010) est maintenu pour les fonctionnaires :

qui remplissent la double condition de 15 ans de services (y compris les services validés) et de parents de 3 enfants au 31/12/2011 ;
qui ont interrompu leur activité pendant au moins deux mois ou réduit leur activité du fait de la naissance de chaque enfant.

Par « interruption », il faut entendre : congés de maternité, de paternité, d’adoption, congé parental, congé de présence parental ou disponibilité pour élever un enfant de moins de huit ans.

La réduction d’activité se traduit par un temps partiel de droit pour élever un enfant d’une durée minimale de 4 mois pour une quotité de 50 %, de 5 mois pour une quotité de 60 % ou de 7 mois pour une quotité de 70 %.

Ce départ anticipé "parent de trois enfants" concerne les femmes et les hommes mais, dans la pratique, peu d’hommes peuvent en bénéficier.

Il n’est pas nécessaire que les enfants soient nés pendant la carrière de fonctionnaire.

Cas particuliers :

le fonctionnaire est sans activité au moment de la naissance ou de l’adoption : la condition sera réputée satisfaite si on trouve une période continue de deux mois sans cotisation versée par l’intéressé(e) à un régime de retraite obligatoire.
les enfants ouvrant droit sont ceux du conjoint ou sous tutelle ou recueillis : l’interruption ou la réduction d’activité doit intervenir durant la période d’éducation et avant le 20^ème anniversaire dans le cadre des congés précités.

En revanche, depuis 2012, le calcul de la pension est moins favorable. Auparavant, il prenait en compte le nombre de trimestres pour obtenir une pension à taux plein de l’année d’ouverture du droit (soit l’année où l’agent remplissait les deux critères cumulatifs de 3 enfants et de 15 ans de services). Désormais, quelle que soit l’année de départ, il prend en compte celui de l’année des 60 ans pour les sédentaires, des 57 ans pour la catégorie active. Par exemple, pour un agent sédentaire né en 1957, le calcul de la pension en 2003 aurait pris en compte 150 trimestres de durée d’assurance pour avoir une retraite à taux plein, en 2017 c’est 166 trimestres.

De plus, depuis 2011, l’attribution du minimum garanti est beaucoup plus restreinte : il faut désormais avoir tous ses trimestres ou attendre l'âge du taux plein pour bénéficier du minimum garanti. Avant 2011, nombreux étaient les agents parents de trois enfants qui partaient en retraite avec le minimum garanti (de 700 à 1100 euros par mois environ).

Avant de solliciter une mise à la retraite, il est donc utile de demander préalablement une estimation du montant de la pension. En effet, plus le départ est anticipé, plus il y a un risque d'avoir une décote* élevée.

*Si le nombre de trimestres de retraite validés n'est pas suffisant pour bénéficier d'une pension à taux plein, le montant de la retraite est minoré. Ce coefficient de minoration, appelée "décote", est de 1,25 % par trimestre depuis 2015.

Modèles de documents

Quelle procédure appliquer pour supprimer un emploi ?

Seul l'organe délibérant est compétent pour supprimer un emploi. Cependant la délibération portant suppression d'emploi devra être précédée d'un avis du Comité Technique Paritaire (article 97 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984).

Quelle est l'autorité territoriale qui est compétente pour prononcer la mutation d'un agent ?

La mutation qui intervient à la demande d'un agent est prononcée par l'autorité territoriale d'accueil. C'est au vu de la décision de recrutement par voie de mutation que l'autorité territoriale d'origine prononcera la radiation des cadres de cet agent.

Quels sont les actes à transmettre obligatoirement au CDG 34 ?

Retrouvez la liste des actes à transmettre au CDG 34 dans la note d’information sur la transmission des actes relatifs au personnel territorial au contrôle de légalité et au centre de gestion.

Retrouvez la liste des actes à transmettre transmettre à la Préfecture et/ou au CDG dans la rubrique "Documentaire", thème "Actes administratifs".

Quels sont les arrêtés qui doivent être obligatoirement transmis au contrôle de légalité en matière de gestion du personnel ?

Retrouvez la liste des actes à transmettre dans la note d’information sur la transmission des actes relatifs au personnel

territorial au contrôle de légalité et au centre de gestion.

Cette transmission doit intervenir dans un délai de 15 jours à compter de la signature des décisions.

Retrouvez la liste des actes à transmettre transmettre à la Préfecture et/ou au CDG dans la rubrique "Documentaire", thème "Actes administratifs".

Prévention

Médecine préventive

Quelle est la procédure à suivre en cas d’embauche d’un nouvel agent ?

Pour toute nouvelle embauche, qu’il s’agisse d’un agent de droit public titulaire ou non, la visite médicale est obligatoire. Toutefois, il faut distinguer visite médicale par un médecin agréé et celle effectuée auprès de la médecine préventive.

Le médecin agréé assure l'examen médical d'aptitude à l'emploi (prévu par l'article 10 du décret 87-602 du 30 juillet 1987 modifié) et délivre un certificat médical constatant que le candidat à un emploi de la fonction publique territoriale n'est atteint d'aucune maladie ou infirmité. La liste des médecins agréés pour le département de l’Hérault est disponible sur le site internet de la préfecture de l’Hérault.

Le service de médecine préventive se prononce quant à lui sur la compatibilité entre l’état de santé de l’agent et son poste de travail conformément à l'article 108-2 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée.

La visite d'embauche auprès du médecin de prévention est obligatoire, en plus de celle réalisée auprès du médecin agréé.

Différence agent de droit public et de droit privé : Les agents titulaires et non titulaires avec un contrat de droit public sont concernés par ces deux visites d'embauche. Il en est de même pour les apprentis. En revanche, pour les agents relevant d'un contrat de droit privé (emplois aidés, contrat d'accompagnement vers l'emploi, contrat d'avenir...), la visite chez le médecin agréé n'est pas obligatoire.

Site de la Préfecture de l’Hérault pour consulter pour la liste des médecins agréés

Hygiène et sécurité

Quels sont les obligations des collectivités pour la conduite de véhicules ?

Toute activité de conduite d’un véhicule est subordonnée au Code de la route qui établit les catégories de permis autorisant la conduite de différents véhicules.

Pour la conduite de certaines catégories d'engins (engins de chantier, chariots automoteurs de manutention à conducteur porté, grues auxiliaires de chargement, plates-formes élévatrices mobiles de personnes), une formation appropriée doit être dispensée aux agents. L'autorité territoriale établit dès lors une autorisation de conduite à l'agent pour l’équipement déterminé sur la base :

de l’aptitude médicale après examen du médecin de prévention comportant éventuellement un examen psychotechnique ;
d’un contrôle des connaissances et savoir-faire de l'agent pour la conduite en sécurité de l'équipement de travail (CACES) ;
de la connaissance des instructions à respecter sur le ou les sites d'utilisation et des lieux.

Le contrôle de connaissance peut être effectué dans la collectivité ou à l'extérieur, sous la responsabilité de l'employeur, par un formateur extérieur agrée CACES.

Il existe différents types de CACES suivant la famille ou la catégorie du véhicule. Chaque catégorie fait l’objet de recommandations publiées par la CARSAT (ex-CRAM).

Ce certificat n'est cependant obligatoire que pour les employeurs dont le personnel relève du régime général de la sécurité sociale. Il reste néanmoins fortement conseillé aux autorités territoriales de se conformer à ces référentiels.

Quels équipements de signalisation doit porter un agent lors de travaux sur la voie publique ?

Tout agent intervenant régulièrement sur voie publique ouverte à la circulation routière doit revêtir au minimum des vêtements haute visibilité de classe 2 (haut et pantalon).

Toutefois, pour des interventions ponctuelles de courte durée et peu fréquentes, un vêtement de classe 1, type gilet, est admis.

Ces vêtements se divisent en trois classes. Plus l’indice est élevé, plus la surface de tissu fluorescent et de bandes réfléchissantes est importante. Celles-ci sont normalisées.

Le permis tronçonneuse est-il obligatoire ?

Pour rappel, le 1^er février 2018, à l’occasion d’une question parlementaire, le ministère de l’Agriculture a précisé que si les employeurs ont l’obligation de s’assurer que les travailleurs affectés aux chantiers forestiers et sylvicoles disposent des compétences nécessaires pour réaliser les opérations en toute sécurité (article R717-78-7 du Code rural et de la pêche maritime), il n’en demeure pas moins qu’il n’est à ce jour imposé aucun moyen particulier par la réglementation pour le vérifier.

Ainsi, le « permis tronçonneuse » qui est délivré par certaines entreprises privées n’est pas imposé par la règlementation. A ce titre, le fait qu’un travailleur dispose de ce permis ne dispense pas l’employeur de procéder aux vérifications utiles pour s’assurer que ce travailleur dispose des compétences nécessaires pour exécuter les travaux dans des conditions de sécurité optimales.

Toutefois, le Ministère précise qu’il réfléchit actuellement à un moyen règlementaire de permettre aux employeurs de s’assurer des compétences nécessaires des travailleurs affectés aux chantiers forestiers.

En conclusion, le permis tronçonneuse, même s’il n’est pas obligatoire, fait partie des formations recommandées qui permettent à l’employeur de s’assurer que les travailleurs affectés sur les chantiers disposent des compétences nécessaires pour réaliser les travaux selon les règles de l’art. Elle comprend 4 niveaux de certification :

ECC1 est le niveau de certification minimum nécessaire pour tout utilisateur (ce qui doit être acquis pour la mise en œuvre et l'entretien des tronçonneuses, et le tronçonnage de bois.)

Pour un usage plus expérimenté de la tronçonneuse, il est possible de passer les autres modules :

ECC2 - Techniques de base de l’abattage et du façonnage d’arbres de petit diamètre à l’aide d’une scie à chaîne, ainsi que les règles d’hygiène et de sécurité.
ECC3 - Techniques de base de l’abattage et du façonnage d’arbres de gros diamètre à l’aide d’une scie à chaîne, ainsi que les règles d’hygiène et de sécurité.
ECC4 - Techniques de coupes difficiles (arbres déracinés, encroués, endommagés). Les techniques et connaissances de base pour le tronçonnage des bois en tension et en compression et comment éviter les dangers.

Le personnel de nettoyage peut-il monter sur un escabeau pour laver des surfaces vitrées ?

Le décret n°2004-924 du 1er septembre 2004 renforce l’obligation d’effectuer une évaluation des risques préalablement à tout travail temporaire en hauteur afin de mettre en œuvre les matériels et équipements de protection appropriés.

Il stipule que : « tous les travaux temporaires en hauteur doivent être effectués à partir d’un plan de travail garantissant la sécurité et préservant la santé des travailleurs ».

Dans cette optique, pour l’exemple du nettoyage des vitres, il est recommandé :

pour éviter le risque, d’utiliser une perche télescopique ;
à défaut, pour le limiter, d’utiliser des Plates-formes Individuelles Roulantes Légères (PIRL), genre d’escabeau roulant pourvu d’une surface de travail et de garde-corps ;

Il est à noter que les échelles, escabeaux et marchepieds ne doivent pas être utilisés comme postes de travail. Toutefois, ces équipements peuvent être utilisés :

en cas d’impossibilité technique de recourir à un équipement assurant la protection collective des travailleurs ;
ou lorsque l’évaluation du risque a établi que ce risque est faible, et qu’il s’agit de travaux de courte durée ne présentant pas de caractère répétitif.

En conclusion, aucune réglementation n’interdit au personnel de nettoyage (ATSEM, agent d’entretien des écoles…) de monter en hauteur. Il faut simplement veiller à évaluer le risque de chaque situation de travail et de mettre à leur disposition du matériel adapté garantissant leur sécurité.

L’employeur territorial doit-il prendre en charge l’entretien des équipements de protection individuelle (EPI) et des vêtements de travail ?

Concernant la réglementation liée à l’entretien des EPI, l’article R. 4323-95 du Code du travail prévoit que les équipements de protection individuelle et les vêtements de travail utilisés lors de travaux insalubres ou salissants sont fournis gratuitement par l'employeur qui assure leur bon fonctionnement et leur maintien dans un état hygiénique satisfaisant par les entretiens, réparations et remplacements nécessaires.

Pour les travaux insalubres et salissants impliquant le port de vêtements de travail, il peut être pris pour référence la liste fixée par l’arrêté du 3 octobre 1985.

Dès lors que le port de la tenue de travail est obligatoire ou inhérent à l’emploi, il revient à l'employeur d’en assumer l’entretien, conformément à plusieurs jurisprudences (arrêt n°368867 du Conseil d’Etat du 17 juin 2014 et arrêt n° 06-44044 de la Cour de cassation du 21 mai 2008).

Pour autant, la collectivité reste libre d’en déterminer les modalités de prise en charge. En pratique, afin de remplir ses obligations, l'employeur peut ainsi opter pour :

la signature d’un contrat de nettoyage avec une société spécialisée qui assurera l’entretien des tenues de travail dont le port est imposé à certaines catégories de personnels ;
le remboursement des frais correspondants, sur présentation des justificatifs (facture de laverie, de pressing) ;
la mise à disposition de machines permettant aux agents de procéder eux-mêmes sur le lieu de travail, au nettoyage de leurs tenues ;
le versement aux agents concernés d’une prime de salissure ou de nettoyage couvrant les frais d’entretien de leurs vêtements de travail.

Attention : Certains vêtements porteurs de germes, par exemple, ne doivent pas être lavés dans le lave-linge familial.

Le non-respect des conditions de lavage (température, etc.) imposées par le fabricant peut détériorer le vêtement, il peut ainsi ne plus répondre aux normes de sécurité. Ainsi des bandes réfléchissantes peuvent ne plus être réfléchissantes au fil de lavages si les conditions d’entretien fixées par le fabricant ne sont pas respectées.

Quelles sont les obligations en matière d’accueil des nouveaux embauchés ?

Le décret 85-603 modifié prévoit l’organisation d’une formation pratique et appropriée en matière d'hygiène et de sécurité lors de l'entrée en fonctions des agents (Art. 6)

La formation a pour objet d'instruire l'agent sur les précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité, celle de ses collègues de travail et des usagers du service, le cas échéant (Art. 7). Elle porte sur les conditions d'exécution du travail, les comportements à observer aux différents postes de travail, le fonctionnement des dispositifs de protection et de secours, les conditions de circulation sur les lieux de travail ainsi que sur les dispositions à prendre en cas d'accident ou de sinistre et les responsabilités encourues.

Modèle permettant de formaliser cet d’accueil.

Quelles sont les obligations de l’employeur et des agents quant aux consignes et instructions de sécurité ?

Le Code du travail prévoit qu’il incombe à chaque travailleur de prendre soin de sa santé et sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou omissions au travail, en fonction de sa formation, selon ses possibilités, et conformément aux instructions qui lui sont données par l'employeur.

Les instructions de l'employeur précisent les conditions d'utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et préparations dangereuses, lorsque la nature des risques le justifie. Elles sont adaptées à la nature des tâches à accomplir.

Quelle est la durée de validité d’une habilitation électrique ?

La recommandation INRS ED 998 préconise une formation de recyclage tous les 3 ans et une vérification annuelle des niveaux d’habilitation par rapport aux travaux électriques effectués. L’UTEC 18-510 précise que l’habilitation doit être révisée chaque fois que cela s’avère nécessaire en fonction de l’évolution des aptitudes de l’intéressé et notamment en cas de :

mutation avec changement de dépendance hiérarchique ;

changement de fonction ;
interruption de la pratique des opérations pendant une longue durée ;
restriction médicale ;
constat de non respect des règles régissant les opérations ou d’inaptitude ;
modification importante des ouvrages ;
évolution des méthodes de travail ou d’intervention.

FIMO et FCO : quelles obligations ?

Le dispositif de formations professionnelles obligatoires des conducteurs routiers de personnes (plus de 9 places) et de marchandises est applicable à la Fonction Publique Territoriale.

Il comprend la Formation Initiale Minimum Obligatoire (FIMO) d’une durée de 4 semaines et la Formation Continue Obligatoire (FCO) sur 5 jours.

Toutefois, des exemptions à ces obligations figurent à l’article 1-4 de l’ordonnance n°58-1310 du 23 décembre 1958 et sont applicables aux fonctionnaires territoriaux.

Références règlementaires :

Les agents d'une commune sont titulaires du permis C et utilisent le camion pour transporter du matériel afin d'effectuer leurs chantiers. Doivent-ils satisfaire à l'obligation de FIMO et FCO ?

Tout agent dont l'activité principale n'est pas la conduite et qui conduit un véhicule transportant du matériel ou de l'équipement à utiliser dans l'exercice de son métier n'est pas soumis à l'obligation de formation.

Ainsi, les agents territoriaux qui transportent l'outillage ou les matériaux nécessaires au chantier sur lequel ils interviennent, ou les gravats ou déchets résultant de leur activité sur ce chantier, peuvent bénéficier de l'exemption.

Un agent conduit un véhicule nécessitant un permis C mais dont la vitesse maximale autorisée ne dépasse pas 45 Km/h, doit-il passer la FIMO et FCO ?

NON, la conduite de ce type de véhicule n'est pas concernée par ces formations.

De même, les conducteurs des véhicules qui, par conception, sont dédiés aux déplacements d’engins de levage ou qui disposent à demeure d’équipements de travaux publics et industriels (tels que les nacelles, les camions équipés de pompes ou de compresseur, …) ne sont pas concernés par les obligations de formation.

Quelle est la signalisation temporaire obligatoire pour les chantiers mobiles à progression lente (tels que le passage du gyrobroyeur) ?

Les collectivités réalisent régulièrement des chantiers mobiles que ce soit pour le fauchage des abords des routes, la taille des haies, … Ces chantiers sont caractérisés, soit par une progression continue à une vitesse pouvant varier de quelques centaines de mètres à plusieurs dizaines de kilomètres à l’heure, soit par une progression par bonds successifs, avec un minimum d'un déplacement par demi journée.

Dans la majorité des cas, les chantiers effectués dans les communes se font sur des routes bidirectionnelles où une signalisation de position est généralement suffisante.

A titre préventif, il est recommandé :

d’effectuer ce travail en dehors des périodes de pointe du trafic routier,
d’équiper le conducteur de vêtements haute visibilité de CLASSE 2 minimum.

Plus d'informations sur la signalisation temporaire sur la voirie urbaine

Quelles sont les obligations de l'autorité territoriale pour la mise en conformité d'une benne ?

La déclaration de conformité des véhicules est la DREAL (ex-DRIRE). Cette dernière est compétente pour s'assurer qu'un véhicule de conception nouvelle, modifié, reconstruit ou importé est conforme aux prescriptions techniques réglementaires concernant la sécurité et les nuisances. Cette opération est appelée réception. Elle constitue un préalable indispensable à l'obtention du certificat d'immatriculation auprès des préfectures.

Une réception peut être accordée :

par type à un constructeur, sur la base d'un prototype représentatif d'un véhicule produit en série (véhicules neufs uniquement) ;
à titre isolé à un aménageur ou à un particulier, pour un véhicule donné (neuf, modifié ou transformé).

Instances médicales

Dans quelles circonstances saisir la commission de réforme ?

Elle peut être saisie à l'occasion d'une demande :

de reconnaissance d'accident de service pour la consolidation,
de reconnaissance d'accident de trajet pour la consolidation,
de reconnaissance de maladie professionnelle pour la consolidation,
d'allocation temporaire d'invalidité ou A.T.I,
d'allocation d'invalidité temporaire ou A.I.T,
de mise en retraite pour invalidité,
de reprise ou de prolongation d'un temps partiel thérapeutique,
de reclassement professionnel ou d'aménagement de poste,
de cure thermale.

Dans quels cas le comité médical doit-il être consulté ?

Prolongation du congé de maladie ordinaire au-delà de 6 mois consécutifs.
Octroi et renouvellement des congés de longue maladie ou de longue durée et de grave maladie.
Réintégration à l'issue d'un congé de longue maladie ou de longue durée et de grave maladie.
Réintégration après épuisement des droits à congé maladie ordinaire.
Aménagements des conditions de travail après congé maladie.
Octroi d'un temps partiel thérapeutique.
Mise en disponibilité d'office pour raisons de santé et renouvellement.
Reclassement dans un autre emploi.
Admission à la retraite pour invalidité (procédure simplifiée, lorsque l'agent réunit les conditions d'ancienneté de services lui permettant de percevoir une pension au moins égale à 50 % du traitement retenu pour le calcul de ce droit).

DDCS - Direction départementale de la cohésion sociale

ZAC du Mas d'Alco

rue Serge Lifar

34080 MONTPELLIER

Indisponibilité physique pour raison de santé

Qu'est-ce que le congé de maladie ordinaire (CMO) ?

Le CMO correspond à un arrêt de travail accordé en cas de maladie sans gravité. Les 3 premiers mois sont rémunérés à plein traitement, les 9 mois suivant à demi-traitement.

Qu'est-ce que le congé longue maladie (CLM) ?

Le CLM correspond à un arrêt de travail accordé en cas d'affection à caractère invalidant. La collectivité territoriale dont relève l'agent doit donc transmettre la demande de celui-ci et le certificat médical auprès du Comité médical départemental. Il peut être accordé pour une durée de 3 ans maximum par périodes de 3 à 6 mois. Rémunération : 1 an à plein traitement, 2 ans à demi-traitement.

La décision de réintégration doit être prise par la collectivité après consultation obligatoire du Comité Médical.

Qu'est-ce que le congé longue durée (CLD) ?

Le CLD correspond à un arrêt de travail accordé pour l'une des 5 affections listées ci-dessous :

tuberculose ;
maladie mentale ;
affections cancéreuses ;
poliomyélite ;
déficit immunitaire grave et acquis.

La collectivité territoriale dont relève l'agent doit donc transmettre la demande de celui-ci et le certificat médical auprès du Comité médical départemental. Le certificat du médecin doit spécifier que l’état de santé de l'agent nécessite le placement en congé de longue maladie. Le CLD peut être accordé pour une durée de 5 ans maximum par périodes de 3 à 6 mois. Rémunération : 3 ans à plein traitement, 2 ans à demi-traitement.

Quelle est la procédure en cas d'accident de service ?

Une déclaration d'accident de travail doit être faite par l'agent accidenté auprès de la collectivité. Il doit fournir à celle-ci, un certificat médical initial définissant les lésions et un éventuel arrêt de travail. A la fin de l'accident de travail, un certificat final de guérison ou de consolidation doit être établi par le médecin traitant. En cas de séquelle, la collectivité fera expertiser l'agent auprès d'un médecin agréé, afin de fixer le taux d'invalidité et soumettra l'expertise à la Commission de réforme.

Que faire en cas d'accident de service ou maladie professionnelle ?

En cas d'accident de service, de trajet ou de maladie professionnelle, selon les cas vous pouvez bénéficier d'une Allocation Temporaire d'Invalidité (ATI).

Site de l’Allocation Temporaire d’Invalidité des Agents des Collectivités Locales (ATIACL)

Un agent est en arrêt maladie depuis 3 mois. Il sera rémunéré à demi-traitement prochainement. Il lui est attribué par ailleurs une NBI. Cette prime suit-elle le même sort que le traitement ? Est-elle suspendue pendant la durée du congé maladie ?

Le bénéfice de la NBI est maintenu aux fonctionnaires, dans la même proportion que leur traitement, durant les congés suivants :

congé annuel (y compris congé bonifié),
congé de maladie ordinaire, congé pour maladie exceptionnelle ou accident de service,
congé de longue maladie, tant que l'agent n'est pas remplacé dans ses fonctions,
congé pour maternité, paternité ou adoption.

Article 2 du décret n° 93-863 du 18 juin 1993 relatif aux conditions de mise en œuvre de la nouvelle bonification indiciaire dans la fonction publique territoriale

Pour un agent, une période de congé maladie génère-t-elle des jours de RTT ?

NON. Jusqu'à présent, la question n'était pas véritablement tranchée et plusieurs jurisprudences se contredisaient. L'article 115 de la loi de finances pour 2011 clarifie le sujet.

La période pendant laquelle le fonctionnaire [...] ou l'agent non titulaire bénéficie d'un congé pour raison de santé ne peut générer de temps de repos lié au dépassement de durée annuelle du travail.

L'agent se verra donc supprimer des RTT sur son contingent annuel proportionnellement à la durée de son absence.

Article 115 de la loi n° 2010-1657 de finances pour 2011

Le congé pathologique doit-il précéder immédiatement le congé maternité ?

Non. Il peut être prescrit par le médecin à tout moment dès lors que la grossesse est déclarée.

Mission Archives CDG 34

Registre des actes administratifs

Quels sont les registres concernés ?

Les registres de délibérations, d’arrêtés (y compris les permis de construire), de décisions du maire, ainsi que les actes de publication et de notification (selon l’article L.213-1 du CGCT).

Cette modification du code des collectivités territoriales concerne les communes, les EPCI et les syndicats mixtes.

Les CCAS ne sont pas dans l’obligation de se conformer à cette nouvelle réglementation. Toutefois, son extension aux registres de CCAS est fortement recommandée par le Service interministériel des archives de France.

Doit-on transmettre à la préfecture les documents pour paginer le registre ?

Dans le cadre de la réforme des collectivités territoriales, le contrôle de légalité est effectué a postériori. Les prérogatives du maire en la matière font qu’il est désormais responsable de la tenue et de la numérotation des registres communaux.

Doit-on numéroter les pages recto-verso ?

On ne doit numéroter que les folios. En d’autres termes, il suffit d’apposer la numérotation sur le côté recto de la feuille.

Les feuillets peuvent être imprimés au recto et au verso. Ils ne peuvent être également imprimés qu’au recto, le verso devra alors être barré d’un trait oblique.

Doit-il y avoir un registre unique pour les arrêtés ?

Le registre des arrêtés du maire doit être tenu de façon centralisée au sein de la commune. Les registres tenus par service (urbanisme ou ressources humaines par exemple) ne peuvent constituer qu’une copie réalisée pour simplification de fonctionnement.

Doit-on réaliser des tables par registre ?

Les registres de délibérations doivent comporter une table par date et par objet. Celle-ci doit être insérée après le dernier document de chaque année civile.

Comment doivent être conservés les registres ?

Pour leur bonne conservation, il convient de mettre les registres à l’abri d'une source de chaleur et de la lumière directe. De plus, il est indispensable de les rassembler dans une armoire forte et fermée.

Celle-ci devra toutefois être ouverte au moins une fois par jour afin de permettre à l’air de se renouveler.

Quelle forme prennent dorénavant les registres ?

Devant les nombreux problèmes présentés par les feuilles autocollantes, notamment le jaunissement dû à l’acidité de la colle, les délibérations et les arrêtés doivent être reliés par une reliure traditionnelle cousue, à l’instar des registres d’état civil.

Il est donc interdit d’insérer les feuillets par collage, thermocollage ou montage sur onglet.

Quel est le délai maximum avant de relier les documents ?

Les documents doivent être reliés au maximum tous les ans. Pour les communes de moins de 1000 habitants, le délai peut être étendu à cinq ans.

Devant le risque important de perte de documents isolés, il est préférable de réaliser des registres de façon très régulière.

Quel doit être le format des volumes des registres ?

Pour les formats A3, il est conseillé de réaliser un volume de 100 à 200 feuillets.

Pour les formats A4, il est conseillé de réaliser un volume de 150 à 200 feuillets.

Quelles normes doit-on respecter ?

Deux normes sont stipulées dans le décret d’application. La première concerne le papier à utiliser pour l’impression des documents. Le papier doit répondre à la norme ISO 9706-1999. Le papier doit être de couleur blanche et les formats A4 et A3 sont recommandés.

La deuxième concerne l’encre qui doit être utilisée, celle-ci doit être stable et neutre. Elle doit correspondre aux critères de la norme ISO 11798-1997.

Foire aux questions

Lettre d'information