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A l’occasion des élections municipales, la MISSION ARCHIVES CDG 34 rappelle les obligations à propos des archives produites au cours des précédents mandats.

Les dossiers traités par un élu dans l’exercice de ses fonctions publiques appartiennent à la collectivité et ne peuvent être considérés comme des « papiers personnels », même s’ils comportent des notes. Ces documents d’archives publiques sont donc soumis à la législation et à la réglementation qui s’y rapportent et doivent, à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, être versés au service d’archives de votre collectivité.

Les dossiers versés par le cabinet sur les personnes reçues en audience peuvent être très complets ou ne comporter qu’une simple fiche de renseignements. Ils sont parfois classés chronologiquement ou par noms de personnes. Les critères de sélection de ces dossiers dépendent alors de leur contenu et de leur classement (tri sélectif chronologique ou selon leur intérêt pour l’histoire de la collectivité et de ses élus).

Prudence et parcimonie pour les éliminations

Il est rigoureusement interdit de détruire ces documents sans autorisation préalable. Selon la procédure réglementaire, un bordereau d’élimination doit obligatoirement être dressé en deux exemplaires : il est signé par le responsable de la structure productrice (le maire, le président) qui engage ici son entière responsabilité. Puis il est envoyé aux Archives départementales pour être visé par le directeur au nom du contrôle scientifique et technique de l’État. Dans tous les cas, les éliminations sur ce type de fonds seront faites avec beaucoup de prudence et de parcimonie, et toujours avec l’accord des élus et des membres du cabinet.

Il convient de distinguer 2 types de dossiers :

• Ceux produits et reçus dans le cadre de mandats électifs différents (maire, député, sénateur, président de conseil départemental, etc.) qui doivent être versé au service des archives.
• Les dossiers traités par l’élu dans l’exercice de ses activités militantes (responsable ou représentant d’un parti politique) qui constituent des archives privées et peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’un don au service d’archives public.

À noter que les cadeaux reçus par un élu dans le cadre de ses fonctions, s’ils appartiennent à la domanialité publique, ne constituent pas des documents d’archives et ne doivent pas faire l’objet de versement.